Medula Optik Reçete Nasıl Girilir? Adım Adım Rehber
Medula Optik’te bir optik reçete dört aşamada işlenir: e-reçete hastanın T.C. kimlik numarası ve e-reçete numarasıyla sorgulanır, hastanın çerçeve, cam ya da lens hakkı kontrol edilir, gözlük teslim edilirken ürünlerin karekodlarıyla reçete Medula’ya kaydedilir ve ay sonunda dönem kapatılıp SGK’ya fatura kesilir.
Bu rehber, sözleşmeli bir optisyenlik müessesesinde reçetenin tezgâhtan Medula’ya nasıl gittiğini sırasıyla anlatır. Ekran adları SGK’nın Medula Optik arayüzündeki adlardır; SGK sayfayı zaman zaman güncellediği için küçük farklar görebilirsiniz.
Başlamadan Önce Gerekenler
- Müessesenize SGK’nın verdiği Medula Optik kullanıcı adı ve şifresi. Şifrenin belli aralıklarla değiştirilmesi gerekir; Medula ana sayfasında şifre değişimine kalan gün yazar.
- SGK’ya bildirilmiş IP adresi. Medula girişi yalnız kayıtlı IP adresinden kabul edilir; mağazanın internet hattı değiştiyse yeni adresin SGK’ya bildirilmesi gerekir.
- Hastanın T.C. kimlik numarası ve hekimin verdiği e-reçete numarası.
- Karekod (2D, DataMatrix) okuyabilen bir okuyucu. Sıradan çizgi barkod okuyucu çerçeve ve cam karekodunu okumaz.
Adım Adım Medula’da Optik Reçete
01Medula Optik’e Giriş Yapın
Kullanıcı adı, şifre ve güvenlik koduyla giriş yapın. Medula aynı kullanıcıya tek oturum verir: aynı hesapla başka bir sekmede ya da başka bir bilgisayarda giriş yapılırsa önceki oturum düşer.
02e-Reçeteyi Sorgulayın
E-Reçete Giriş ekranında hastanın T.C. kimlik numarasını ve e-reçete numarasını yazıp sorgulayın. Gözlüğü hasta yerine bir yakını teslim alacaksa, teslim alan kişinin T.C. kimlik numarası da bu ekranda girilir.
03Reçete Bilgilerini Kontrol Edin
Gelen sayfada hasta bilgileri (sigorta türü, katılım payı), reçete bilgileri (teşhis, tesis, hekim, reçete tipi) ve göz değerleri görünür. Hekim aynı reçeteye hem uzak hem yakın gözlük yazmış olabilir; ikisi ayrı bloklarda gelir. Değerleri hastanın getirdiği ölçüyle karşılaştırın.
04SGK Hakkını Kontrol Edin
Hak çerçeve, cam ve lens için ayrı ayrı değerlendirilir; biri için hak varken diğeri için olmayabilir. Son yardımdan bu yana geçen süre hastanın yaşına göre değerlendirilir: 14 yaş ve altı için 1 yıl, üstü için 2 yıl. Hak yoksa hastaya ürünün tamamını ödeyeceğini satıştan önce söyleyin.
05Teslimde Ürünlerin Karekodunu Girin
Reçete satış anında değil, gözlük hastaya teslim edilirken kaydedilir. Kayıt ekranında malzeme teslim tarihi, çerçeve alınıp alınmadığı, çerçeve karekodu ile sağ ve sol camın karekodları girilir; çok odaklı camda hasta tercihi de işaretlenir. Karekodları Sorgula düğmesi kayıt yapmaz, yalnız karekodların uygunluğunu kontrol eder; kaydetmeden önce kullanmak hatayı erkenden yakalar.
06Reçeteyi Kaydedin ve Dökümü Alın
Bilgiler doğruysa Reçeteyi Kaydet ile reçeteyi Medula’ya kaydedin. Döküm ve reçete ekleri ancak kayıttan sonra alınabilir. Dökümü dosyanıza ekleyin.
07Gerekirse Kaydı Düzeltin
Yanlış girilen bir reçete Eski Reçeteler ekranından bulunup güncellenebilir ya da silinebilir. Satılan ürün iade edildiğinde veya değiştirildiğinde Medula’daki kaydın da buna göre düzeltilmesi gerekir.
Medula’da İşinize Yarayacak Diğer Ekranlar
Reçete kaydının yanında, tezgâhta sorulan birçok sorunun cevabı Medula Optik’in sorgu ekranlarındadır. Bunlar kayıt yapmaz, yalnız bilgi gösterir.
- Hak Sahibi Reçeteleri: hastanın daha önce aldığı çerçeve ve camları, veriliş tarihleriyle listeler. Hak neden çıkmadı sorusunun cevabı çoğu zaman buradadır.
- Karekod Sorgulama: tek bir ürünün karekodunu okutup ÜTS ve SGK tarafındaki bilgisini görürsünüz; şüpheli bir kutuyu kayda girmeden önce denemek için kullanışlıdır.
- E-Rapor: hastanın T.C. kimlik numarasıyla raporlarını sorgular.
- Eski Reçeteler: kaydedilmiş reçeteleri bulur; detayını, dökümünü ve eklerini gösterir.
- Evrak Takibi ve Katılım Takibi: dönem tutarlarını, kesintileri ve katılım paylarını izlersiniz.
- Firma Bilgileri: müessesenin Medula’daki kayıtlı bilgilerini, ÜTS için kullanılan firma tanımlayıcı numarasını ve kayıtlı IP adreslerini gösterir. Giriş sorunu yaşıyorsanız önce buradaki IP listesine bakın.
Ay Sonu: Dönem Kapatma ve SGK Faturası
Ay boyunca kaydedilen reçeteler dönem sonunda Medula’da kapatılır. Ardından SGK’ya e-Fatura kesilir ve fatura bilgisi Medula’ya girilir. SGK’ya kesilen e-Faturanın türü SGK’dır; dönem başlangıç ve bitiş tarihleri ile Medula’daki tesis kodu ve evrak numarası faturada yer alır.
Evrak Takibi ekranında her dönem için brüt tutar, katılım payı, kesinti ve SGK’dan ödenecek net tutar görülür. Kesinti çıktıysa sebebini İade, İptal ve Kesinti sorgusundan öğrenebilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
- Reçeteyi satış günü kaydetmek: kayıt teslimde yapılır; teslim tarihi ve takılan ürünlerin karekodları ancak o gün kesinleşir.
- Karekod kutusunda okuyucunun Enter tuşu: bazı okuyucular okuttuktan sonra Enter gönderir ve Medula formu erken gönderip okutulan değeri kaybedebilir. Okuyucuyu Enter göndermeyecek şekilde ayarlamak işi kolaylaştırır.
- Rafta başka kutuyu vermek: kayda girilen karekod, hastaya verilen kutunun karekodu olmalıdır.
- Aynı hesapla iki yerden girmek: tek oturum kuralı yüzünden yarım kalan kayıtlar en sık bundan olur.
- Reçete kayıt defterini unutmak: Optisyenlik Müessesesi Yönetmeliği’nin 19. maddesindeki reçete kayıt defteri, Medula kaydından ayrı olarak tutulmalıdır.
Optic360 ile Medula Reçetesi
Medula optik programı olarak Optic360’ta reçete ekranındaki Medula’dan Çek düğmesi, T.C. kimlik ve e-reçete numarasıyla reçeteyi Medula’dan alır ve formu doldurur; optisyen değerleri kontrol edip kaydeder. Hak sorgulaması çerçeve, cam ve lens için ayrı sonuç verir; Medula’dan okunamayan sonuç “hak yok” diye değil, “okunamadı” diye gösterilir.
Teslimde, satışta okutulan karekodlar Medula kayıt formuna kendiliğinden gelir; Medula’ya yazan her işlemi son olarak kullanıcı onaylar. Medula bağlantısı, kayıtlı IP şartı nedeniyle mağaza bilgisayarında çalışan Optic360 Sihirbazı üzerinden ve mağazanın kendi Medula hesabıyla kurulur. Reçete kayıt defteri kaydettiğiniz reçetelerden kendiliğinden oluşur, SGK faturası da dönemin reçetelerinden önerilir.