ÜTS Karekod Bildirimi Adım Adım: Optik Mağazaları İçin Rehber
Optik mağazasında ÜTS karekod bildirimi, tıbbi cihaz sayılan çerçeve, cam ve lensin her adedinin mağazaya girişini ve mağazadan çıkışını Ürün Takip Sistemi’ne (ÜTS) bildirmektir. Tedarikçi gönderdiği malı ÜTS’ye bildirir, mağaza bu malı alır; satışta ürünün karekodu okutulup tüketiciye verme bildirimi yapılır.
Bu rehber, bir optik mağazasının ÜTS’de gündelik olarak yaptığı işleri sırasıyla anlatır: kurulum, mal kabulü, satış, iade, fire ve kontrol.
Karekodda Ne Yazar?
Ürünün kutusundaki kare biçimli kod GS1 DataMatrix karekodudur. Tek okutmada dört bilgi taşır: ürünün GTIN numarası, seri numarası, son kullanma tarihi ve parti (lot) numarası. Bazı ürünler adet adet seriyle, bazıları yalnız partiyle takip edilir; partiyle takip edilen üründe seri numarası yoktur.
Barkod ile karekod aynı şey değildir. Çizgili barkod yalnız ürünün ne olduğunu söyler; karekod o kutunun kendisini tanımlar. ÜTS bildirimi bu yüzden barkodla değil karekodla yapılır.
Başlamadan Önce Gerekenler
- Mağazanın ÜTS kurum numarası. Her şubenin kendi numarası vardır.
- ÜTS portalına e-imzayla giriş yapabilen bir imza yetkilisi ya da mesul müdür.
- Bir optik programından bildirim yapılacaksa ÜTS portalında tanımlanmış bir sistem kullanıcısı ve onun token’ı; bildirimin geleceği IP adresinin token izin listesine eklenmesi.
- Karekod okuyabilen 2D okuyucu.
Adım Adım ÜTS Bildirimi
01Gelen Malı Alın ya da Reddedin
Tedarikçi malı gönderirken ÜTS’ye verme bildirimi yapar; bu bildirim mağazada bekleyen alım olarak görünür. Kutuları açıp karekodları bildirimle karşılaştırın. Doğruysa alımı onaylayın; yanlış, hasarlı ya da sipariş edilmemiş mal geldiyse reddedin. Onaylanmayan mal ÜTS’de mağazanın envanterine girmez.
02Stoğu Karekodla Kaydedin
Alınan her adedin seri ya da parti numarası stok kaydında durmalıdır. Satışta hangi kutunun verildiği ancak böyle bilinir.
03Satışta Kutunun Karekodunu Okutun
Müşteriye verilen kutunun karekodunu satışta okutun. Raftan başka bir kutu verip ilk bulunan seriyi bildirmek, ÜTS’de olmayan bir hareket yaratır ve sonradan tutarsızlık olarak karşınıza çıkar.
04Tüketiciye Verme Bildirimini Yapın
Satılan ürün ÜTS’ye tüketiciye verme olarak bildirilir. SGK reçetesiyle verilen ürünlerde karekodlar Medula’daki reçete kaydına da girilir.
05İadeleri Bildirin
Tedarikçiye geri gönderilen mal ÜTS’de kuruma verme olarak bildirilir ve bir belge numarası ister; iade irsaliyesi ya da faturasının numarasını hazır tutun. Müşteriden geri alınan ürünün iadesi de ÜTS’de kayda geçmelidir.
06Fire ve İmhayı Bildirin
Kırılan, kaybolan ya da kullanılamaz hâle gelen adet satılmış gibi bırakılmaz; fire ya da imha olarak bildirilir ki ÜTS’deki envanteriniz rafla aynı kalsın.
07Bildirimleri Düzenli Kontrol Edin
Gün sonunda gönderilemeyen ya da hata alan bildirim kalıp kalmadığına bakın. ÜTS’deki envanter ile raftaki stok arasındaki fark ne kadar erken bulunursa o kadar kolay düzelir.
Mal Kabulünde Nelere Bakılır?
Bekleyen alım listesinde her satır bir kutudur: GTIN, seri ya da parti numarası, gönderen firma ve gönderenin belge numarası görünür. Onaylamadan önce gelen kutu sayısının irsaliyedeki adetle, kutuların karekodlarının bildirimdeki serilerle aynı olduğunu kontrol edin. Eksik ya da fazla gelen kutuyu tedarikçiye hemen bildirin; onayladığınız her adet ÜTS’de sizin envanterinize yazılır.
Malı ÜTS portalından doğrudan aldıysanız, kullandığınız programın stoğuna da işlenmesi gerekir. Aksi hâlde ÜTS envanterinde görünen ürün rafta yokmuş gibi kalır ya da aynı adet iki kez sayılır.
Şubeler Arası Transfer
Zincir mağazalarda her şubenin kendi ÜTS kurum numarası vardır ve bir şubeden diğerine giden ürün de ÜTS’de bir hareket olarak bildirilir: gönderen şube verir, alan şube alır. Bu yüzden transferden önce iki şubenin ÜTS numarasının da tanımlı olması gerekir. Transferi yalnız raftan rafa taşımak, ürün satıldığında yanlış şubenin envanterinden düşmesine yol açar.
e-Faturada Karekod
Ekim 2026’dan itibaren optik ürün içeren e-Faturalarda her adedin karekod bilgisinin faturaya yazılması isteniyor; nihai tüketiciye kesilen e-Arşiv faturalar bunun dışında. Tedarikçiye iade faturası ya da bir kuruma kesilen fatura bu kapsama girer. Karekodu stokta tutulmayan ürünün faturası bu yüzden kesilemeyebilir; karekodu mal kabulünde kaydetmek sonraki bütün işleri kolaylaştırır.
Sık Yapılan Hatalar
- Sıradan barkod okuyucu kullanmak: çizgi barkod okuyucu DataMatrix karekodu okumaz.
- Ürün kartını yanlış barkodla açmak: karekoddaki GTIN ile ürün kartındaki barkod farklıysa okutulan karekod kartla eşleşmez.
- Başka programdan geçerken seri numarası taşımamak: Excel ile aktarılan açılış stoğunda seri yoksa bu adetler satılabilir ama ÜTS’ye bildirilemez; satışta kutunun karekodu okutularak tamamlanır.
- Bekleyen alımları biriktirmek: onaylanmayan mal ÜTS’de envantere girmediği için satışı da bildirilemez.
- Tedarikçiye iadede belge numarasını boş bırakmak: kuruma verme bildirimi belge numarası olmadan yapılamaz.
Optic360 ile ÜTS
Optic360’ın ÜTS karekod bildirim programında karekod okutulunca GTIN, seri, son kullanma ve parti numarası tek okutmada ayrışır. Satış, iade ve transfer gibi hareketler bildirimi kendiliğinden üretir ve kuyruğa koyar; kuyruk birkaç dakikada bir ÜTS’ye gönderilir. Karekodu okutulmadığı için bildirilemeyen adetler ve elle bakılması gereken hatalar ayrıca sayılır, sessizce kaybolmaz.
Bekleyen Alımlar ekranında tedarikçinin gönderdiği mal onaylanır, reddedilir ya da toplu onaylanır; ürün kartı olmayan barkodlar için kart ÜTS’deki bilgilerle açılır. Karekod Tutarsızlıkları ekranı raftaki adetle bildirilen seri arasındaki farkı tek tek gösterir. ÜTS bağlantısı her şube için ayrı kurulur; token yalnız bir kez, e-imzayla alınır.