Optisyen Reçete Kayıt Defteri: Zorunluluk ve Tutma Şekli
Optisyenlik müesseseleri, karşıladıkları her reçeteyi reçete kayıt defterine işlemek zorundadır. Dayanak, 5193 sayılı Optisyenlik Hakkında Kanun’un 12. maddesi ve Optisyenlik Müessesesi Yönetmeliği’nin 19. maddesidir. Kayıt reçetenin karşılandığı gün yapılır, sıra numarası her yıl 1’den başlar ve boşluk bırakılmaz.
Defter, Medula’daki reçete kaydının yerine geçmez; ikisi ayrı yükümlülüktür. Elektronik ortamda tutulabilir, ancak kayıtların değiştirilmeye ve silinmeye karşı korunması ve yedeklenmesi gerekir. Bu rehber, defterin nasıl tutulacağını ve denetimde nelere bakıldığını anlatır.
Reçete Kayıt Defteri Neden Zorunlu?
Defter, müessesenin hangi reçeteyi ne zaman, kime ve hangi değerlerle karşıladığının kaydıdır. İl sağlık müdürlüğü denetimlerinde ve SGK incelemelerinde istenir. SGK’lı olsun olmasın, özel hekim reçetesi de dahil, karşılanan her reçete deftere girer.
Deftere Hangi Bilgiler Yazılır?
Yönetmeliğin ekindeki defter örneği şu sütunları ister:
- Sıra numarası ve kayıt tarihi.
- Hastanın adı soyadı, adresi, yaşı ve cinsiyeti.
- Tanı: iki gözün numarası (sferik, silindir, aks) ya da kontakt lens bilgisi.
- Diğer bilgiler: uzak, yakın ya da daimi gözlük, cam türü, pupilla mesafesi gibi.
Denetimde Ayrıca Hangi Bilgiler Bekleniyor?
Yönetmelikte sayılmasa da denetimde hekimin adı ve diploma numarası, hekimin kurumu, reçete tarihi, protokol numarası, sipariş ve teslim tarihleri de sık sorulur. Bu bilgileri baştan deftere yazmak, denetimde reçete aramaya gerek bırakmaz.
Defter Adım Adım Nasıl Tutulur?
01Yılın İlk Kaydını 1 Numarayla Açın
Sıra numarası her takvim yılı başında 1’den başlar ve yıl boyunca artarak gider. Atlanan ya da tekrarlanan numara denetimde ilk bakılan şeydir.
02Reçeteyi Karşıladığınız Gün Kaydedin
Kayıt, reçetenin karşılandığı gün yapılır. Gün sonuna ya da ay sonuna bırakılan kayıtlar unutulur ve sıra bozulur.
03Göz Değerlerini Reçeteyle Aynı Yazın
Sağ ve sol göz için sferik, silindir ve aks değerlerini reçetedeki gibi yazın. Uzak, yakın ve daimi gözlük ayrı satırlarda işaretlenir; kontakt lens bilgisi not olarak eklenir.
04Ay Sonunda Kontrol Edin
Ay bittiğinde o ayın kayıtlarını reçetelerle karşılaştırın; eksik kayıt ve numara boşluğu olup olmadığına bakın. Elektronik defterde ayın çıktısını alıp saklamak, sonradan değişiklik yapılmadığını göstermeyi kolaylaştırır.
05Yıl Ortasında Program Değiştirdiyseniz Numarayı Sürdürün
Başka bir programdan geçildiyse yeni programdaki ilk kayıt, eski programdaki son numaranın devamıyla başlar. Yıl içinde numarayı yeniden 1’den başlatmak sıra kuralını bozar.
Elektronik Reçete Kayıt Defteri Geçerli mi?
Evet. Yönetmeliğin 19. maddesi defterin elektronik ortamda tutulmasına izin verir; şart, kayıtların değiştirilmeye ve silinmeye karşı korunması ve yedeklenmesidir. Ekrandaki kayıtla daha önce alınmış çıktı birbirini tutmalıdır.
Bu yüzden elektronik defterde kapanmış ayın kayıtlarının dondurulması ve tarihinin belgelenmesi önemlidir. Resmî zaman damgası, bir dosyanın belirli bir tarihte var olduğunu ve sonradan değiştirilmediğini gösteren yaygın yöntemdir.
Reçete Kayıt Defteri Ne Kadar Saklanır?
Yönetmelik defterin 5 yıl saklanmasını ister. SGK ile sözleşmeli müesseseler için SGK sözleşmesi 10 yıllık saklama öngörür; sözleşmeli bir müessesede esas alınması gereken süre 10 yıldır.
Denetime Nasıl Hazırlanılır?
Denetimde defterin yanında, kayıtlarla eşleşen reçeteler ve Medula kayıtları da istenebilir. Denetçi rastgele seçtiği birkaç kaydı reçeteyle karşılaştırır; sıra numarasının boşluksuz gidip gitmediğine ve kayıt tarihinin reçetenin karşılandığı günle aynı olup olmadığına bakar.
- Son aylara ait defter çıktılarını ay ay ayrılmış olarak hazır tutun.
- Kayıtlarla eşleşen reçeteleri aynı sırayla dosyalayın.
- Elektronik defterde, kapanmış ayların sonradan değiştirilmediğini gösteren kaydı (zaman damgası ya da dondurulmuş çıktı) saklayın.
- Yıl içinde program değiştiyse eski programın son sıra numarasını gösteren çıktıyı da dosyaya koyun.
Sık Yapılan Hatalar
- Yalnız SGK’lı reçeteleri yazmak: özel hekim reçetesi ve SGK’sız satış da deftere girer.
- Numarayı yıl ortasında sıfırlamak: program değişse de sıra yıl sonuna kadar devam eder.
- Kayıtları toplu girmek: kayıt reçetenin karşılandığı gün yapılır.
- Elektronik defteri yedeklememek: koruma ve yedek, elektronik defterin şartıdır.
Optic360 ile Reçete Kayıt Defteri
Optic360’ın Medula optik programı içinde reçete kayıt defteri, kaydettiğiniz reçetelerden kendiliğinden oluşur; sıra numarası şube ve yıl bazında sunucuda verilir, bu yüzden iki bilgisayardan aynı numara çıkmaz. Yıl ortasında geçen mağaza başlangıç sıra numarasını girebilir.
Her ay denetimde istenen düzende PDF alınır; kapanan ay dondurulur ve Kamu SM resmî zaman damgasıyla mühürlenebilir.