Çok Şubeli Optik Mağazası Nasıl Yönetilir?
Çok şubeli bir optik mağazası, her şubenin stoğunu, kasasını, personelini ve resmî kayıtlarını ayrı tutup hepsini tek yerden izleyerek yönetilir. Şubeler arasında giden ürün hem stokta hem ÜTS’de bir hareket olarak kaydedilmeli, personel yalnız kendi şubesinin işini görmeli, yönetici ise şubeleri aynı ölçüyle karşılaştırabilmelidir.
Bu yazı, ikinci şubeyi açan ya da zincirini büyüten optik mağazası sahibinin düzeni nasıl kurabileceğini sırasıyla anlatır.
Şube Sayısı Artınca Ne Değişir?
- Stok tek havuz olmaktan çıkar; hangi ürünün hangi şubede olduğu bilinmeden satış kaçar.
- Her şube ayrı bir ÜTS kurumudur; şubeler arası ürün hareketi de bildirilir.
- Kasa ve tahsilat şube şube tutulmazsa gün sonu karışır.
- Personel sayısı artar; herkesin her kaydı görmesi hem karışıklık hem veri riski yaratır.
- Patron her şubeyi ayrı ayrı aramadan günü göremez.
Çok Şubeli Optik Mağazasında Düzen Nasıl Kurulur?
01Her Şubeyi Ayrı Tanımlayın
Şubenin adı, adresi, ÜTS kurum numarası ve kasası ayrı tanımlanır. SGK ile ayrı sözleşmesi olan şubenin Medula kullanıcı bilgisi de kendine aittir.
02Stoğu Şube Şube Tutun
Her ürünün hangi şubede kaç adet olduğu görünmeli. Müşterinin istediği çerçeve bir şubede yoksa diğer şubenin stoğuna bakılır ve transfer istenir (optik stok programı).
03Transferi Kayıtla Yapın
Şubeler arasında giden ürün gönderen şubeden düşer, alan şubeye girer; karekodlu ürünün hareketi ÜTS’ye de bildirilir. Gönderen ve alan şube aynı transfer kaydını görmelidir.
04Personeli Şubeye ve Role Bağlayın
Her personel çalıştığı şubeye ve rolüne göre yetkilendirilir: satış personeli muhasebeyi, bir şubenin personeli diğer şubenin kasasını görmez. Gerekirse mesai saati dışında programa girişi kapatılır.
05Primi Satıştan Hesaplayın
Satışı yapan personel satış kaydında tutulursa hedef ve prim ay sonunda elle değil satışlardan hesaplanır (optik personel prim programı).
06Fiyatı Merkezden Yönetin
Aynı ürünün şubeler arasında farklı fiyatla satılması müşteri güvenini sarsar. Fiyatlar marka, kategori ya da alış üzerinden çarpanla merkezden belirlenir ve toplu güncellenir.
07Şubeleri Aynı Ölçüyle Karşılaştırın
Ciro, tahsilat, kâr marjı, ölü stok ve bekleyen iş şube şube aynı tabloda görülür (optik mağaza raporları). Patron günün özetini telefondan izler (optik mağaza patron uygulaması).
Şubeler Arası Transferde ÜTS
Her şubenin kendi ÜTS kurum numarası olduğu için bir şubeden diğerine giden karekodlu ürün ÜTS’de de el değiştirir. Transfer yalnız raftan rafa taşınırsa ürün satıldığında yanlış şubenin envanterinden düşer ve ÜTS ile raf tutmaz. Ayrıntı ÜTS karekod bildirimi yazısında.
Sık Yapılan Hatalar
- Bütün şubeleri tek stokta tutmak: hangi şubede ne olduğu bilinmez, transfer kaydı olmaz.
- Herkese yönetici yetkisi vermek: hatalı kayıt kimin elinden çıktığı bilinmeden düzeltilemez.
- Şube raporunu her şubeden ayrı istemek: rakamlar farklı ölçüyle toplanır, karşılaştırılamaz.
Optic360 ile Çok Şubeli Mağaza
Optic360 çok şubeli optik zincir yazılımı olarak her şubenin stoğunu, kasasını ve personelini ayrı tutar; yönetici bütün şubeleri aynı ekranda karşılaştırır. Şubeler arası transferi gönderen ve alan şube aynı kayıtta izler.
Personel şube ve rol kapsamıyla yetkilendirilir, erişim saati tanımlanabilir; satışı yapan personele göre hedef ve prim hesaplanır. Patroon uygulamasıyla bütün şubelerin cirosu ve kasası telefonda görünür. Fiyat şube başına uygulanır: kurulum 50.000 TL, aylık 5.000 TL, KDV hariç.