Optik Mağazası Stok Takibi: Çerçeve, Cam ve Lens Nasıl Yönetilir?
Optik mağazasında stok iki türlüdür: rafta duran ürünler (çerçeve, güneş gözlüğü, aksesuar) ve çoğunlukla reçeteye göre sipariş edilen ürünler (cam, kontakt lens). Rafta duran ürün satılmadan önce stokta olmalıdır; sipariş usulü ürün ise stokta yokken satılır, tedarikçiden gelince stoğa girip aynı satışa düşülür.
Çerçeve, cam ve lens ÜTS’de takip edilen tıbbi cihazlardır. Bu yüzden stok girişinin en sağlam kaynağı, tedarikçinin ÜTS’de mağazaya yaptığı verme bildirimidir: her adet karekoduyla gelir. Bu rehber, stoğun girişten satışa kadar nasıl yönetileceğini anlatır.
Optik Stokta Hangi Ürün Grupları Ayrı Tutulmalı?
Ürün grupları hem raporlama hem ÜTS hem de muhasebe için ayrı tutulur. Her grubun karekod takibi ve stok kuralı farklıdır:
- Optik çerçeve: rafta durur, adet adet karekodla takip edilir.
- Güneş gözlüğü: rafta durur; çerçeveden ayrı grup olarak tutulması raporları ve etiketleri doğru yapar.
- Gözlük camı: çoğunlukla reçeteye göre sipariş edilir; stok camı da tutulabilir.
- Kontakt lens: sipariş usulüyle ya da stoktan satılır.
- Solüsyon, aksesuar ve sarf malzeme: karekodsuz, adetle izlenir.
Stok Girişi Faturadan mı, ÜTS’den mi Yapılmalı?
Optik ürünlerde stok girişi ÜTS’den yapılmalıdır. Tedarikçinin faturasında kalem adı ve fiyat bulunur, ancak ürün kartı için gereken bilgi (ürün numarası, seri ve lot numarası, üretim tarihi) çoğu zaman yoktur ya da güvenilir değildir. ÜTS’deki verme bildirimi ise her adedi karekoduyla getirir.
Gelen fatura tedarikçiye olan borç için işlenir; stok ise ÜTS’deki alma bildirimiyle girer. Böylece stoktaki her adedin ÜTS’deki karşılığı olur ve satışta tüketiciye verme bildirimi sorunsuz yapılır.
Stok Gün Gün Nasıl Yönetilir?
01Gelen Kutuları ÜTS’den Kabul Edin
Tedarikçi gönderimi ÜTS’de bildirdiğinde mağazanın ekranında “kabul edilecek” olarak görünür. Kutuları irsaliyedeki adetle ve karekodları bildirimdeki serilerle karşılaştırıp alma bildirimini yapın; ürünler stoğa bu adımla girer.
02Fiyatı ve Etiketi Hazırlayın
Alış fiyatı girildikten sonra satış fiyatı kategori ya da markaya göre belirlenmiş bir çarpanla hesaplanabilir. Çerçeveye kuyruklu gözlük etiketi basılır; karekodlu üründe etiketin üzerindeki karekod, satışta okutulacak kodun kendisidir.
03Satışta Kutunun Karekodunu Okutun
Satılan adet, okutulan karekodla stoktan düşer. Raftaki başka bir kutuyu vermek, stoktaki kayıtla ÜTS’deki kaydın ayrışmasına yol açar.
04Cam ve Lensi Sipariş Usulüyle Satın
Stokta olmayan cam ya da lens satıldığında satış “tedarik bekliyor” olarak açılır; stok düşmez. Ürün tedarikçiden gelip stoğa girdiğinde aynı anda bu satışa düşülür.
05Şubeler Arası Transferi Kayıtla Yapın
Bir şubeden diğerine giden ürün bir şubeden çıkış, diğerine giriş olarak kaydedilir. Karekodlu üründe ÜTS tarafında da şubeler arası hareket bildirilir.
06Düzenli Sayım Yapın
Raf ürünlerini belirli aralıklarla sayın ve sayılan adedi kayıttaki adetle karşılaştırın. Fark, sayım düzeltmesi olarak ayrı bir hareketle kaydedilir; stok adedini sessizce değiştirmek, farkın sebebini kaybettirir.
Stok Neden Eksiye Düşmemeli?
Stokta olmayan bir rafta ürünün satılabilmesi, kayıtta eksi adet doğurur. Mali müşavirler açısından eksi stok muhasebe hatasıdır: elde olmayan bir malın satıldığı anlamına gelir. Rafta duran ürünlerde stok yetmiyorsa önce stok girişi yapılmalı, sonra satılmalıdır.
Cam ve kontakt lens gibi sipariş usulü ürünler bu kuralın istisnasıdır, çünkü satıldıkları anda henüz mağazada değildirler. Bu ürünlerde satış bekleyen bir tüketim olarak tutulur ve mal geldiğinde kapanır.
Hangi Raporlara Bakılmalı?
- Stok ekstresi: bir ürünün giriş, çıkış ve kalan adetlerinin tarih sırasıyla dökümü.
- Marka ve kategori bazında stok değeri: alış ve satış fiyatıyla raftaki malın toplamı.
- Uzun süredir satılmayan ürünler: indirim ya da tedarikçiye iade kararı için.
- Karekod bilgisi eksik adetler: ÜTS’ye bildirilemeyecek stok, satıştan önce tamamlanmalıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Stoğu faturadan girmek: ürün kartında seri ve üretim tarihi eksik kalır, satışta ÜTS bildirimi aksar.
- Çerçeve ve güneş gözlüğünü aynı grupta tutmak: raporlar ve etiketler karışır.
- Sayım farkını kayıtsız düzeltmek: farkın sebebi izlenemez.
- Genel ürün kartıyla satmak: “optik çerçeve” gibi tek bir kartla yapılan satışlar hangi adedin satıldığını göstermez.
Optic360 ile Optik Stok
Optic360’ın optik stok programında stok ÜTS’deki alma bildirimiyle adet adet karekoduyla girer. Çerçeve, güneş gözlüğü ve aksesuar gibi rafta duran ürünlerde stok yetmezse satış durur; cam ve kontakt lens sipariş usulüyle satılır ve mal gelince aynı satışa düşülür. Eksi kalan eski kayıtlar sayım düzeltmesiyle kapatılır.
Fiyat çarpanı marka, kategori ya da genel olarak tanımlanır ve toplu fiyat değişikliği yapılabilir. Kuyruklu gözlük etiketi doğrudan mağazanın yazıcısından basılır; stok ekstresi Raporlar’da şube şube izlenir.