Optik Programı Nedir, Mağazaya Ne Kazandırır?
Optik programı, gözlükçü ve optisyen mağazasının günlük ve resmî işlerini tek yerde yürüttüğü yazılımdır: reçete ve Medula kaydı, ÜTS karekod bildirimi, satış ve kasa, çerçeve, cam ve lens stoğu, müşteri kartı, e-Fatura ve muhasebe. İyi bir optik programı aynı bilginin birkaç kez yazılmasını önler; reçetede girilen bilgi satışa, Medula’ya, ÜTS’ye ve faturaya aynı kayıttan gider.
Bu yazı, bir optik programının hangi işleri üstlendiğini, mağazaya somut olarak ne kazandırdığını ve kimin hangi özelliğe ihtiyaç duyduğunu anlatır.
Optik Programı Hangi İşleri Yapar?
Optik mağazası, sıradan bir perakende mağazasından farklı olarak sağlık mevzuatına bağlı çalışır. Çerçeve, cam ve kontakt lens tıbbi cihazdır; SGK’lı reçeteler Medula’ya kaydedilir, karekodlu ürünler ÜTS’ye bildirilir ve reçete kayıt defteri tutulur. Genel amaçlı bir stok ya da kasa programı bu işleri bilmez. Optik programı, bu resmî işleri mağazanın günlük akışının içine yerleştirir.
- Reçete ve Medula: e-Reçeteyi Medula’dan çekme, SGK hak sorgulama, teslimde reçeteyi kaydetme ve ay sonu SGK faturası (Medula optik programı).
- ÜTS ve karekod: gelen ürünün alımını onaylama, satışta tüketiciye verme bildirimi, iade ve fire (ÜTS karekod bildirim programı).
- Satış ve kasa: nakit, kart, veresiye ve senet; ciro ile tahsilatı ayırma (optik kasa programı).
- Stok ve etiket: şube şube stok, sayım, transfer, sipariş önerisi ve etiket basma (optik stok programı).
- Müşteri kartı: reçeteler, ölçüler, ödemeler ve faturalar tek yerde (optik müşteri takip programı).
- e-Fatura ve muhasebe: e-Fatura ve e-Arşiv, gelen faturalar, yevmiye kayıtları ve mali müşavire aktarım (optik ön muhasebe programı).
- Raporlar: kâr marjı, ölü stok, stok yaşı ve tahsilat (optik mağaza raporları).
Optik Programı Mağazaya Ne Kazandırır?
01Aynı Bilgi Bir Kez Yazılır
Programsız ya da parçalı çalışan mağazada reçete kâğıda, satış kasaya, karekod ÜTS portalına, fatura entegratör portalına ayrı ayrı yazılır. Optik programında reçeteden faturaya tek kayıt vardır; her ek yazım hem zaman hem hata payı demektir.
02Resmî İşler Gecikmez
Medula kaydı, ÜTS bildirimi ve reçete kayıt defteri satışla birlikte yürür. Ay sonunda biriken bildirimler, eksik karekodlar ve tutmayan envanter denetimden önce görünür.
03Para Nerede Belli Olur
Kesilen satış ile kasaya giren para ayrı sayılır. Veresiye ve teslim edilip ödenmeyen gözlükler müşteri kartında borç olarak durur; gün sonu kasa raporu hazırdır.
04Stok Gerçeği Gösterir
Satılan ürün stoktan düşer, azalan ürün listelenir, ölü stok raporda görünür. Ne sipariş edileceği tahmine değil satış hızına göre belirlenir.
05Müşteri Geri Gelir
Eski ölçü ve önceki alışveriş saniyede bulunur; gözlüğün hazır olduğu müşterinin telefonundaki bilgi fişinde görünür. Müşteriyle ilişki kâğıt dosyaya değil mağazanın kaydına bağlı kalır.
06Patron Mağazada Olmadan İzler
Ciro, kasa ve bekleyen işler telefondan görülür; çok şubeli mağazada şubeler tek ekranda karşılaştırılır.
Kimin Hangi Özelliğe İhtiyacı Var?
Tek şubeli mağaza için en çok zaman kazandıran özellikler Medula, ÜTS ve kasadır; günün büyük kısmı bu üç işte geçer. Çok şubeli zincirde şube bazında stok, transfer, personel yetkisi ve şubeleri karşılaştıran raporlar öne çıkar (çok şubeli optik zincir yazılımı). Gözlük toptancısı ve tedarikçi ise mağazalardan sipariş toplayan, sevkiyatta ÜTS bildirimini yapan ve bayi carisini tutan bir panele ihtiyaç duyar (tedarikçi paneli ve B2B bayi portalı).
Bulut Tabanlı mı, Kurulu Program mı?
Kurulu optik programında veri mağazadaki bir bilgisayardadır; yedek, güncelleme ve başka cihazdan erişim mağazanın sorumluluğundadır. Bulut tabanlı optik programında veri sunucuda durur ve her cihazdan açılır. Bulut programlarda sorulması gereken soru internet kesilince ne olduğudur: internetsiz çalışan optik programı, kayıtları cihazda tutup bağlantı gelince gönderir; tezgâh durmaz.
Optik Programı Seçerken Nelere Bakılır?
Aşağıdaki soruların ayrıntısı optik programı seçerken sorulacak 10 soru yazısında.
- Medula ve ÜTS işleri programın içinden mi yapılıyor, yoksa yalnız portal mı açılıyor?
- Mağazanın çalıştığı e-Fatura entegratörü destekleniyor mu?
- İnternet kesilince satış sürüyor mu?
- Eski programdaki stok, müşteri ve cari bakiyeleri taşınabiliyor mu?
- Fiyata modüller dahil mi, ek ücretli bölümler var mı?
- Destek hangi saatlerde ve nasıl veriliyor?
Optic360 Nedir?
Optic360, Türkiye’deki optik mağazaları, gözlükçüler ve optisyenler için bulut tabanlı optik programıdır. Reçete ve Medula, ÜTS karekod, satış ve kasa, stok ve etiket, müşteri kartı, iade ve değişim, e-Fatura ve genel muhasebe tek müşteri kaydında çalışır. Web, Windows, Mac, iPhone, iPad ve tablette kullanılır; internet kesildiğinde de çalışır.
Fiyat şube başına 50.000 TL kurulum ve aylık 5.000 TL’dir, KDV hariçtir; modüller ayrıca ücretlendirilmez. Eski programdan geçiş kurulum sırasında birlikte yapılır, 7/24 destek hattı vardır.