Kolay Optik, Siber Optik veya Excel’den Geçiş: Verileri Kaybetmeden Taşıma
Optik programı değiştirirken taşınması gereken beş liste vardır: stok, fiyat, müşteri, cari bakiyeler ve tedarikçiler. Bu listeler eski programın dışa aktarım ekranlarından Excel olarak alınır ve yeni programa yüklenir. Geçiş bir ay başında, gün sonu kapanışından sonra yapılırsa açılış rakamları en temiz hâliyle taşınır.
Bu rehber, en çok kullanılan programlardan ve Excel’den geçişte hangi dosyaların alınacağını ve geçiş gününün sırasını anlatır. Dosya adları programın sürümüne göre küçük farklılıklar gösterebilir.
Geçişte Hangi Veriler Taşınır?
- Stok: ürün adı, barkod, kategori (çerçeve, güneş gözlüğü, cam, lens), marka, model, renk, ekartman ve adet.
- Fiyat: alış ve satış fiyatı. Bazı programlarda stok listesinde fiyat yoktur, ayrı bir fiyat listesi olarak alınır.
- Müşteri: ad soyad, T.C. kimlik numarası, telefon ve e-posta.
- Cari bakiyeler: müşterilerden alacaklar ve tedarikçilere borçlar, geçiş tarihindeki tutarlarıyla.
- Tedarikçiler: unvan, vergi numarası, ÜTS numarası ve iletişim bilgileri.
Kolay Optik’ten Geçişte Hangi Dosyalar Alınır?
Kolay Optik’te dışa aktarım listelerin kendi ekranlarından yapılır. Geçişte kullanılan dosyalar: Ürün Listesi (ürün adı, barkod, tip, stok miktarı, marka, model), Fiyat Listesi (alış ve liste fiyatı), Müşteri Listesi, Cari Ekstresi (tahsilat ve ödeme belgeleri, kalan tutarlarla) ve Tedarikçi Listesi. Ürün listesindeki “Tip” sütunu ürünün kategorisini verir; hizmet satırları (tamir, fiyat farkı gibi) stoğa aktarılmaz.
Siber Optik’ten Geçişte Hangi Dosyalar Alınır?
Siber Optik’te stok listesi stok kodu, marka, model, renk, ekartman, barkod, alış ve satış fiyatı ile miktarı içerir; fiyat stok listesiyle birlikte gelir. Şube bazında alınan listede miktar sütunu şube miktarı olarak gelir. Çerçeve ve güneş gözlüğü ayrı listelerde tutulduğu için iki liste ayrı ayrı alınmalıdır. Cari hesap kartları bakiyesiyle birlikte alınır; müşteri ve tedarikçi bu listede cari türünden ayrılır.
Excel’de Tutulan Stok Nasıl Taşınır?
Excel’de tutulan stokta her ürün bir satırda olmalı ve sütunlar tutarlı olmalıdır: ürün adı, barkod, kategori, marka, adet, alış ve satış fiyatı. Aynı ürünün iki satırda yazılması, marka adlarının farklı yazımları (örneğin aynı markanın iki ayrı yazılışı) ve boş barkodlar geçişten önce temizlenirse aktarım tek seferde biter.
Geçiş Günü Adım Adım
01Geçiş Tarihini Belirleyin
Mümkünse bir ay başını seçin. Eski programda o güne kadarki satışlar kapanmış, kasa sayılmış ve gün sonu alınmış olmalı.
02Dosyaları Aynı Gün Alın
Stok, fiyat, müşteri, cari ve tedarikçi listelerini aynı gün, satış durduktan sonra dışa aktarın. Farklı günlerde alınan listeler birbirini tutmaz.
03Önce Önizleyin, Sonra Yükleyin
Yükleme öncesinde kaç ürünün, müşterinin ve bakiyenin aktarılacağını, hangi satırların neden atlandığını görün. Mükerrer müşteri ve ürün bu aşamada ayıklanır.
04Açılış Bakiyelerini Kontrol Edin
Müşteri alacakları ve tedarikçi borçlarının toplamını eski programdaki toplamla karşılaştırın. Bakiyeler muhasebeye açılış kaydı olarak girer; karşı hesabı mali müşavirinizle belirleyin.
05Karekodlu Stoğu ÜTS’yle Eşleştirin
Excel ya da eski program listesinde seri numarası genellikle yoktur. Aktarılan çerçeve ve camların ÜTS’deki seri numaraları ve üretim tarihleriyle eşleştirilmesi, satışta tüketiciye verme bildiriminin sorunsuz yapılmasını sağlar. Eşleşmeyen adetler satışta kutunun karekodu okutularak tamamlanır.
06Reçete Kayıt Defteri Numarasını Sürdürün
Yıl ortasında geçiliyorsa yeni programdaki ilk reçete, eski programdaki son sıra numarasının devamıyla başlar.
07İlk Hafta Sayım Yapın
İlk hafta raf ürünlerini sayın ve farkları sayım düzeltmesiyle kaydedin. Geçişte kalan küçük farklar en kolay bu aşamada kapanır.
Sık Yapılan Hatalar
- Geçiş günü satışa devam etmek: liste alındıktan sonra yapılan satışlar yeni programa girmez.
- Eski programdaki eksi stokları aynen taşımak: eksi adet açılışa 0 olarak alınmalı ve ayrıca kontrol edilmelidir.
- Aynı listeyi iki kez yüklemek: mükerrer ürün ve müşteri açılır. Yükleme toplu olarak geri alınabiliyorsa yanlış aktarım bu yolla temizlenir.
- Envanter devrini ÜTS’de ikinci kez yapmak: stok ÜTS’de zaten mağazadaysa yeniden alma bildirimi yapılmaz.
Optic360’a Geçiş
Optic360’ın Eski Programdan Geçiş ekranı, Kolay Optik ve Siber Optik dışa aktarımlarını sütun başlıklarından tanır; Excel ve CSV dosyaları da yüklenir. Her aktarım önce önizlenir, mükerrer kayıt ayıklanır ve gerekirse aktarım toplu olarak geri alınır. Cari bakiyeler muhasebeye açılış fişiyle girer.
Aktarılan çerçeve ve camların seri numaraları ve üretim tarihleri ÜTS’den eşleştirilir. Geçiş kurulum sırasında birlikte yapılır.